Kasa fiskalna pojawi się w Twojej firmie? O tym musisz pamiętać!
Właściciele działalności gospodarczych, którzy już wiedzą, że będą musieli rozpocząć pracę przy użyciu kasy fiskalnej, powinni nie tylko zadbać o wybór odpowiedniego urządzenia rejestrującego, ale też dopełnić wszelkich formalności, związanych z instalacją tej technologii. Co więcej, obecnie trzeba pamiętać o planowanych zmianach w przepisach.
Przy zakupie odpowiedniego urządzenia rejestrującego często można liczyć na wsparcie dealera, który zajmuje się sprzedażą i wdrażaniem technologii sprzedaży. Dotyczy to pomocy w wyborze właściwej kasy fiskalnej oraz w dopilnowaniu najważniejszych formalności. Równocześnie jednak, przedsiębiorca sam powinien zdawać sobie sprawę z tego, co się dzieje, gdy obecne są kasy fiskalne w firmie. Przydatna okazuje się też wiedza na temat podstawowych parametrów tych urządzeń.
Mądry wybór urządzenia fiskalnego
Można wymienić kilka parametrów technicznych, które decydują o tym, czy dana kasa rejestrująca sprawdzi się w konkretnej działalności. Na pewno należy zwrócić uwagę na pojemność bazy PLU. Liczba dostępnych pozycji towarowych wpływa na to, czy w pamięci urządzenia uda się zapisać wszystkie elementy asortymentu. Znaczenie mają także obsługiwane interfejsy komunikacyjne. To przy ich pomocy kasa współpracuje z innymi elementami systemu w firmie, np. z komputerem POS, czytnikiem kodów i terminalem płatniczym. Ponadto, na wygodę codziennej pracy wpływają takie rozwiązania, jak klawisze funkcyjne, łatwa wymiana rolki czy obecność modułu elektronicznej kopii paragonów.
Instalacja kasy rejestrującej w firmie
Kiedy już podatnikowi uda się wybrać właściwe urządzenie fiskalne, niezbędne jest prawidłowe wdrożenie tej technologii w firmie. I nie ma tutaj znaczenia czy działalność ma charakter stacjonarny, czy mobilny. Zawsze należy dopełnić wszelkich formalności… A jest ich kilka. Na początku trzeba złożyć zawiadomienie do US (minimum 1 dzień przed rozpoczęciem ewidencji), które informuje o liczbie urządzeń oraz miejscach ich instalacji. Następnie kasa zostaje zafiskalizowana przez serwisanta z ważnymi uprawnieniami producenckimi. Później o uruchomieniu urządzenia w trybie fiskalnym trzeba poinformować US (w terminie 7 dni). Na koniec podatnik otrzymuje od US numer ewidencyjny, który należy nanieść na obudowę kasy.
Nowe przepisy od 2018 roku
Od 2018 roku zaczną obowiązywać nowe przepisy w sprawie kas rejestrujących. Regulacje te zmodyfikują m.in. wymogi techniczne, którym muszą podlegać produkowane i używane urządzenia fiskalne. Rezultatem tych zmian będzie przede wszystkim ustanowienie systemu online oraz uruchomienie Centralnego Repozytorium Kas. Co to oznacza dla podatników, którzy chcą obecnie wdrażać technologie sprzedaży w swoich firmach? Że w pewnym momencie i tak będą musieli wymienić kupione i zainstalowane kasy fiskalne. Istnieje jednak praktyczny oraz korzystny sposób na rozwiązanie tego problemu – urządzenia posiadające gwarancję Online Ready.
Aktualnie modele gotowe na pracę w nowym systemie można znaleźć m.in. wśród kas fiskalnych Elzab. Wybranych urządzeń tej marki nie będzie trzeba w przyszłości wymieniać na kolejne technologie. Przedsiębiorcy zyskają po prostu możliwości zmodernizowania kas Online Ready. Dzięki temu modele z wspomnianą gwarancją spełnią wymogi wynikające z nowych przepisów fiskalnych.